Hitta dormanta leads i HubSpot: steg för steg

Så hittar ni dormanta leads i HubSpot, första steget i all lead reaktivering: skapa en aktiv lista, filtrera på senaste aktivitet mellan 4 och 18 månader bakåt, avgränsa på lifecycle stage så att kunder och diskvalificerade faller bort, och dela upp resultatet per ägare och källa. Hela jobbet tar under en timme och kräver inga betaltillägg utöver det listverktyg som ingår.

Varför det är värt timmen: 70 till 80 procent av alla leads i ett CRM följs aldrig upp enligt MarketResearchFuture, och varje lead har kostat 880 till 1 155 kronor att generera. Er HubSpot-portal innehåller med stor sannolikhet en betald lista som ingen bearbetar.

Vilka filter ska man använda?

Gå till Contacts, skapa en ny aktiv lista och lägg på filtren i den här ordningen:

1. Last activity date är mer än 4 månader sedan OCH mindre än 18 månader sedan. Det är kärnsegmentet: gamla nog att vara bortglömda, färska nog att kontaktdatan håller.
2. Lifecycle stage är Lead, MQL, SQL eller Opportunity. Exkludera Customer och Evangelist, de är inte dormanta leads utan kunder. Exkludera även kontakter markerade som diskvalificerade.
3. Contact owner är känd. Kontakter utan ägare hanterar ni i ett separat steg, se nedan.
4. Email är känd och hard bounce saknas. Ingen mening att bearbeta adresser som studsar.

Använd Last activity date snarare än Last contacted, eftersom Last activity även fångar sidbesök, formulär och mejlöppningar. Ett lead som besökte er prissida för fem månader sedan men aldrig fick svar är exakt det ni letar efter.

Hur segmenterar man listan vidare?

En rå lista på några tusen kontakter är oanvändbar. Dela upp den i prioritetsordning:

• Förlorade affärer. Kontakter med en associerad deal i stängd förlorad. De har sett offert och pris, högsta prioritet.
• Obesvarad inbound. Kontakter med formulärkonvertering men utan loggad säljaktivitet efteråt. Källfiltret Original source hjälper här.
• Avslutade trials och demos. Om ni taggar dessa, filtrera på taggen.
• Övriga MQL och SQL. Resten av segmentet, sorterat på lead score om ni använder det.

Bygg en lista per grupp istället för en jättelista. Då kan ni bearbeta i ordning och mäta svarsfrekvens per grupp.

Vad gör man med kontakter utan ägare?

Ägarlösa kontakter är en egen guldåder. När en säljare slutar och kontakterna aldrig omfördelas blir hela boken dormant på en gång. Skapa en lista med filtret Contact owner är okänd plus samma aktivitetsspann, gå igenom den och tilldela ägare innan bearbetning. Ett lead utan ägare följs per definition aldrig upp.

Hur exporterar man för bearbetning?

Öppna listan, välj Export och ta med kolumnerna ni faktiskt behöver: namn, mejl, bolag, titel, ägare, senaste aktivitet, lifecycle stage och källa. CSV räcker.

Två saker innan utskick:

• Verifiera adresserna. Enligt Apollo förfaller 22,5 procent av kontaktdata per år, så i den äldre delen av spannet har en betydande andel bytt roll eller bolag.
• Stäm av mot avregistreringar. HubSpot exkluderar avregistrerade ur marketingutskick, men om ni bearbetar via ett annat verktyg måste ni själva filtrera bort dem.

Hur bearbetar man listan sedan?

Kort version: leta signaler per lead, som ny chef, finansieringsrunda eller återbesök på sajten, och skriv korta personliga mejl som öppnar på signalen. Forrester har visat att 80 procent av leads som stämplats som "inte redo" köper inom 24 månader, så jobbet är att hitta dem där timingen just vände. Manuellt klarar en person ett femtiotal bevakade leads, vid tusentals är automatiserad bevakning som Revexas Leo rimligare. Räkna på er lista i kalkylatorn.

Vanliga frågor

Vilken HubSpot-plan krävs?

Aktiva listor och export finns i gratisversionen. Lead scoring och vissa källfilter kräver betalplan, men grundsegmenteringen ovan fungerar utan.

Varför just 4 till 18 månader?

Yngre än 4 månader är ordinarie uppföljning, inte reaktivering. Äldre än 18 månader går också men kräver verifiering först, eftersom dataförfallet hunnit ikapp.

Ska listan vara aktiv eller statisk?

Aktiv. Då fylls den på automatiskt när nya leads passerar 4 månader utan aktivitet, och ni kan återkomma kvartalsvis utan att bygga om något.