Är mötesbokning tillåtet enligt GDPR? Reglerna 2026

Ja, mötesbokning mot företag är i regel tillåten i Sverige. GDPR kräver en rättslig grund, oftast berättigat intresse med en dokumenterad intresseavvägning, att ni berättar vilka ni är och var ni fått uppgifterna inom en månad och senast vid första kontakten (artikel 14) och att ni slutar direkt när någon invänder (artikel 21). Marknadsföringslagen kräver samtycke i förväg för mail och sms till fysiska personer, även enskilda firmor (19 §), och förbjuder samtal till den som tydligt sagt nej (21 §), till exempel genom att spärra sitt privata nummer i NIX.

Kontrollerat 15 oktober 2026 mot lagtexten på riksdagen.se och vägledning från IMY och Konsumentverket. Det här är inte juridisk rådgivning.

Priserna på mötesbokning finns i vad kostar mötesbokning.

Två regelverk: GDPR och marknadsföringslagen

Ett namn, ett direktnummer och en jobbmail är personuppgifter, så GDPR gäller så fort ni kontaktar en namngiven person. Marknadsföringslagen avgör vilka kanaler ni får använda, och ett samtal för att boka ett säljmöte är marknadsföring i lagens mening: "reklam och andra åtgärder i näringsverksamhet som är ägnade att främja avsättningen av och tillgången till produkter" (3 §).

GDPR. IMY skriver: "Behandling av personuppgifter för direktmarknadsföring kan betraktas som ett berättigat intresse. Ni måste alltid upphöra med direktmarknadsföring om den registrerade invänder mot behandlingen." Avvägningen ska väga in "vad den registrerade rimligen kan förvänta sig", och IMY:s råd är: "Dokumentera alltid er bedömning". Tre skyldigheter följer av GDPR:

1. Information. Den som inte själv har lämnat uppgifterna ska få veta vilka ni är, varför ni hör av er och var uppgifterna kommer ifrån, senast "vid tidpunkten för den första kommunikationen" och aldrig senare än en månad efter att ni fick uppgifterna (artikel 14.1, 14.2 f och 14.3).
2. Rätten att invända. Den ska "uttryckligen meddelas den registrerade och redovisas tydligt, klart och åtskilt från eventuell annan information" (artikel 21.4).
3. Stopp. Invänder personen "ska personuppgifterna inte längre behandlas för sådana ändamål" (artikel 21.3). IMY kallar rätten "absolut" (IMY).

Marknadsföringslagen. Lagen skiljer på fysiska och juridiska personer, och på samtal och skriftliga meddelanden:

Får man ringa företag för att boka möten?

Ja. 21 § säger: "En näringsidkare får använda andra metoder för individuell kommunikation på distans än sådana som avses i 19 §, om inte den fysiska personen tydligt motsatt sig att metoden används." Enligt förarbetena gäller det huvudsakligen "telefonsamtal från en person till en annan" (prop. 2003/04:43). Fyra saker avgör om samtalet håller:

• Ett nej gäller. Den som sagt nej ska inte ringas igen (21 §), och GDPR:s stopp gäller all direktmarknadsföring till personen, inte bara samtal (artikel 21.3).
• NIX gäller privata nummer. En konsument som registrerat sitt nummer i NIX-Telefon anses "ha motsatt sig marknadsföring per telefon till det aktuella numret", enligt Patent- och marknadsöverdomstolen (PMÖ 10737-16). NIX omfattar "konsumenter och enskilda näringsidkare" (NIX-reglerna) men inte "Företagsnummer och abonnemang registrerade på företag" (NIX). Kontrollera därför en enskild firmas privata nummer mot NIX, som Konsumentverket råder vid samtal till konsumenter; enligt NIX-reglerna gäller en kontroll i två månader.
• Säg vem ni är och vem ni ringer för. När säljare ringde företag och påstod att de företrädde Eniro var det vilseledande, och bolaget ålades att "tydligt informera om" vem som var avsändare, vid vite av 750 000 kronor (MD 2010:17). GDPR kräver också att personen får veta vem som är personuppgiftsansvarig (artikel 14.1 a), alltså uppdragsgivaren när byrån är biträde (vår tolkning).
• Automatiska samtal kräver samtycke till fysiska personer. 19 § omfattar "uppringningsautomater eller andra liknande automatiska system för individuell kommunikation som inte betjänas av någon enskild". En AI-röst som ringer utan att en människa sköter samtalet är enligt vår tolkning ett sådant system.

Bevaka utredningen. En statlig utredning ska senast 15 januari 2027 pröva bland annat samtycke i förväg eller förbud vid "telefonförsäljning till konsumenter som sker på näringsidkarens initiativ" (kommittédirektiv HR2026/01525), och Konsumentverket har föreslagit "ett heltäckande förbud för telefonförsäljning". Hur enskilda firmor berörs är oklart.

Mail, sms och LinkedIn

• Mail till ett aktiebolag kräver inget samtycke, men varje mail ska ha "en giltig adress" för att avsluta, "även vid marknadsföring till en juridisk person" (20 §). Enskilda firmor kräver samtycke, eftersom förarbetena skyddar "konsumenter och fysiska personer som är näringsidkare". För namngivna anställda finns bara branschens regler (SWEDMA). Mer i GDPR och B2B-mail.
• Sms är elektronisk post i lagens mening: begreppet "omfattar enligt ingresspunkt 40 uttryckligen SMS-meddelanden" (prop. 2003/04:43), så samma regler som för mail gäller.
• LinkedIn: vi hittade ingen svensk vägledning. Lagens definition av elektronisk post är teknikneutral (3 §), så ett privat LinkedIn-meddelande kan omfattas (vår bedömning). Danmark och Storbritannien räknar privata meddelanden i sociala medier som elektronisk post, se kalla mail till företag land för land. LinkedIns egna gränser: prospektering på LinkedIn 2026.

Får en mötesbokningsbyrå spela in samtal?

Ja, om GDPR följs. Brottsbalken förbjuder att i hemlighet spela in samtal som man "själv icke deltager i" (4 kap. 9 a §, riksdagen.se), och den som ringer deltar. Men inspelningen är en personuppgift: "Även bild- och ljudupptagningar kan räknas som personuppgifter, om man kan se eller höra vem det rör" (IMY). Därför krävs en rättslig grund och information när inspelningen görs (artikel 13).

IMY, då Datainspektionen, prövade detta 2016. Telia spelade in samtal för att coacha personalen, vilket godtogs som ett berättigat intresse, men kunderna fick för lite information och då vägde intresset inte tyngre. Beskedet: "Telia och Tele2 måste antingen sluta spela in kundsamtal eller informera kunderna bättre" (IMY). Beslutet gällde den äldre personuppgiftslagen; GDPR ställer samma två krav i artikel 6 och 13 (vår tolkning).

Så kan informationen ges: "Om den första kontakten med en registrerad sker via telefon skulle sådan information exempelvis kunna ges under telefonsamtalet", och resten per mail eller som länk (riktlinjerna om öppenhet). Säg alltså i början att samtalet spelas in, varför och hur länge det sparas.

Inspelningarna ska också skyddas. IMY tog 2021 ut 650 000 kronor av leverantören Voice Integrate, i rollen som personuppgiftsbiträde, när inspelade samtal till 1177 låg öppna på internet (IMY).

Samtalsanalys. Transkribering och AI-analys använder samma personuppgifter, så samma krav gäller. I en rapport om AI-transkribering inom socialtjänsten (april 2026) betonar IMY "vikten av principen om riktighet" och "behovet av mänsklig kontroll" (IMY). AI-förordningen förbjuder sedan 2 februari 2025 AI-system "för att uttyda en fysisk persons känslor på arbetsplatsen", utom av medicinska skäl eller säkerhetsskäl (artikel 5.1 f, EUR-Lex). Enligt EU-kommissionen är det förbjudet för ett callcenter att följa de anställdas känslor med röstigenkänning, medan kundernas känslor inte omfattas av den artikeln (riktlinjerna).

Byrån eller ni: vem ansvarar?

Enligt GDPR är byrån normalt ert biträde. Ett företag som anlitas "för att ta hand om utskick av marknadsföring för uppdragsgivarens räkning" är enligt IMY ett exempel på personuppgiftsbiträde. Då krävs ett skriftligt personuppgiftsbiträdesavtal (artikel 28.3 och 28.9), och ni är personuppgiftsansvariga.

Använder byrån egna listor blir bilden en annan. Personuppgiftsansvarig är enligt IMY "den som bestämmer för vilka ändamål uppgifterna ska behandlas och hur behandlingen ska gå till", och ett biträde som självt fastställer ändamålen med och medlen för behandlingen ska "anses vara personuppgiftsansvarig med avseende på den behandlingen" (artikel 28.10). Fråga därför var byråns listor kommer ifrån och på vilken grund den behandlar dem.

Enligt marknadsföringslagen ansvarar ni ändå. "En näringsidkare kan alltså inte undgå eller minska sitt ansvar genom att ge någon annan i uppdrag att genomföra marknadsföringsaktiviteter", skrev Patent- och marknadsöverdomstolen i ett mål där callcenter ringt åt ett telebolag (PMÖ 10737-16). Avgift kan också tas ut av en näringsidkare som "väsentligt har bidragit till överträdelsen" (29 §), vilket kan träffa även byrån.

Köpta listor. Mottagaren har rätt att få veta var ni fick uppgifterna (artikel 14.2 f). Enligt riktlinjerna om öppenhet: "Uppgifternas specifika källa bör anges om detta inte är omöjligt", och annars åtminstone vilken typ av källa. Närmaste B2B-fallet i EU: franska CNIL bötfällde 2024 prospekteringsverktyget KASPR, som samlade kontaktuppgifter från LinkedIn, med 240 000 euro, bland annat för brister i rättslig grund och i informationen enligt artikel 14 (EDPB).

Sanktioner och riktiga fall

Vi hittade inget beslut från IMY, KO eller Patent- och marknadsdomstolen om just mötesbokning mot företag. De närmaste fallen:

Högsta påföljder: marknadsstörningsavgift på 10 000 kronor till 4 procent av omsättningen (29 och 31 §§), och enligt GDPR upp till 20 miljoner euro eller 4 procent av den globala årsomsättningen för brott mot de registrerades rättigheter (artikel 83.5).

Ringer ni till Danmark, Norge eller Finland?

Samtal till företag är tillåtna även där, men spärrarna skiljer sig:

Automatiska samtal kräver samtycke till fysiska personer i alla fyra länderna, och i Danmark till alla mottagare.

Checklista för egen bokning eller byrå

1. Dokumentera intresseavvägningen före första samtalet.
2. Kontrollera bolagsformen. Enskilda firmor kräver samtycke för mail och sms, och deras privata nummer ska kontrolleras mot NIX.
3. Börja varje samtal med ert namn, bolaget ni ringer för, syftet, var ni fick uppgifterna och att personen kan säga nej. Skicka resten per mail eller som länk.
4. För en spärrlista för alla kanaler. Ett nej i telefon stoppar också mail och LinkedIn.
5. Ha en giltig adress för att avsluta i varje mail och sms.
6. Spela bara in med information i början, och bestäm lagringstid och åtkomst.
7. Kräv av byrån ett personuppgiftsbiträdesavtal och besked om listornas källa och hur NIX, spärrar och nej hanteras. Samma avtal behövs med leverantören av samtalsanalys.
8. Använd inga automatiska samtal eller AI-röster mot fysiska personer utan samtycke.

Revexa, som publicerar guiden, bygger Leo, en köpsignal-agent som inte ringer: han skriver på LinkedIn och mail, och i granskningsläget läser ni varje utkast innan det skickas. Vill ni att någon ringer och bokar mötena åt er är han fel val.

Vanliga frågor

Är mötesbokning tillåtet enligt GDPR?

Ja, mot företag i regel. Kontakten kan vila på berättigat intresse (artikel 6.1 f) om avvägningen är dokumenterad, personen inom en månad och senast vid första kontakten får veta vilka ni är och var ni fått uppgifterna (artikel 14) och ni slutar direkt vid en invändning (artikel 21).

Får man ringa företag för att boka möten?

Ja. Marknadsföringslagen 21 § tillåter samtal där en människa pratar, om inte den fysiska personen tydligt sagt nej. Den som spärrat ett privat nummer i NIX räknas som att ha sagt nej. Automatiska samtal till fysiska personer kräver samtycke.

Får en mötesbokningsbyrå spela in samtal?

Ja, om GDPR följs. Brottsbalken förbjuder bara att i hemlighet spela in samtal man inte själv deltar i. Inspelningen kräver en rättslig grund och information i början av samtalet om syfte, lagringstid och rättigheter.

Behöver vi ett personuppgiftsbiträdesavtal med mötesbokningsbyrån?

Ja, när byrån kontaktar personer för er räkning. IMY räknar ett företag som sköter marknadsföringsutskick åt en uppdragsgivare som personuppgiftsbiträde, och artikel 28.3 kräver ett skriftligt avtal. Med egna listor kan byrån själv bli personuppgiftsansvarig.

Gäller NIX när man ringer företag?

Inte för företagsabonnemang. NIX-Telefon omfattar privata abonnemang för konsumenter och enskilda näringsidkare, så en enskild firmas privata nummer ska kontrolleras mot NIX.